Танд бараг өдөр бүр тулгардаг яаралтай ажлаа эхэлж хийх үү, чухал ажлаа эхэлж хийх үү гэсэн сонголт тулгардаг тиймүү? Харин энэ сонголтыг хийхэд тусалдаг the Eisenhower Matrix аргийг танилцуулж байна.
The Eisenhower Matrix гэж юу вэ?
The Eisenhower Matrix гэдэг бол өөрийн хамгийн чухал ажлуудаа яаралтай эсвэл чухал ажил гэж ангилан ялгахад туслах арга юм. Dwight D.Eisenhower бол дэлхийн II дайны 5 одтой АНУ – ийн 34 дэх ерөнхийлөгч бөгөөд түүний санаачилсан аргыг орчин үед the Eisenhower Matrix гэж нэрлэх болсон. Тэрээр 1954 онд нэгэн их сургуулийн ерөнхийлөгч байх үедээ “Надад 2 төрлийн асуудал байсан яаралтай нь уу эсвэл чухал нь уу. Яаралтай нь чухал биш, Чухал нь яаралтай биш” гэж хэлсэн. “7 үр дүнтэй дадал” номын зохиолч Stephen Covey уг үгийг авч хөгжүүлэн одоогийн бидний мэдэх the Eisenhower Matrix гэх алдарт ажил төлөвлөлтийн менежментийг бүтээсэн.
Яаралтай эсвэл чухал ажлуудыг хооронд нь хэрхэн ялгах вэ?
Энэ 2 үг магадгүй адилхан утгыг агуулдаг, гэхдээ the Eisenhower – ийн зарчмаар судлаад үзвэл энэ 2 үгийн хоорондох ялгаатай ойлголтыг мэдэж авна.
Яаралтай ажлууд шуурхай анхаарал хандуулах шаардлагатай. Ямар нэг ажил яаралтай байх үед, хэрвээ тодорхой хугацаанд уг ажлыг хийж дуусгахгүй бол үр дүн нь маш тодорхой байх бөгөөд яг одоо л хийх ёстой байдаг. Тэдгээр ажлуудаас зугтаах, хугацааг сунгах боломжгүй байдаг. Жишээ нь: Нягтлан бодогч хүн тайлант хугацаандаа тайлангаа илгээх шаардлагатай байдаг.
Чухал ажлууд энэ нь шуурхай анхаарал хандуулах шаардлагагүй, гэхдээ тухайн ажлууд нь таны урт хугацааны зорилго биелэхэд маш тустай ажлууд байдаг. Энэ нь маш яаралтай хийх шаардлагагүй ч өөрийн бүх нөөц бололцоог ашиглан хийх шаардлагатай ажил юм. Хугацаа нь чухал биш байдаг. Жишээ нь: Урт хугацааны төслийн төлөвлөгөө, мэргэжлийн харилцаа холбоог нэмэгдүүлэх гэх мэт.
Дөрвөн талт the Eisenhower Matrix
ЯГ ОДОО ХИЙ:
Энэ хэсэгт яаралтай болон чухал ажлуудаа жагсаан бичнэ. Заавал хийгдэх шаардлагатай, үр дүн нь тодорхой, мөн урт хугацааны зорилтод нөлөөлөх ажлууд багтана. Жишээ нь:
- Маргааш постлох Блог бичих
- Тайлант хугацаатай тайлан бэлтгэх
- Харилцагчийн мэйлд хариу бичих
ХУВААРЬ ГАРГАЖ ХИЙХ:
Энэ хэсэгт яаралтай биш ч чухал ажлуудыг жагсаалт байна. Яагаад гэвэл эдгээр ажлууд таны урт хугацааны зорилгод чухал нөлөөг үзүүлэх хэдий ч яг одоо хийх шаардлагагүй тиймээс хуваарь гарган уг ажлыг хийх боломжтой.
Энэ хэсгийн ажлуудыг эхний хэсэг ажлыг дуусгасны дараа хийж гүйцэтгэх бөгөөд төрөл бүрийн цагийн менежментийг ашиглах нь илүү үр дүнтэй байдаг.
Жишээ нь:
- Мэргэжил хөгжүүлэх сургалтад бүртгүүлэх
- Харилцаа холбоо хөгжүүлэх арга хэмжээнд оролцох
- Хувийн төсөл сайжруулалтыг нэмэх
ШИЛЖҮҮЛЭХ:
Энэ хэсэг яаралтай хийж гүйцэтгэх шаардлагатай боловч чухал биш ажлуудаас бүрдсэн байна. Тэдгээр ажлууд богино хугацаанд нь дуусгах ба урт хугацааны зорилгод нөлөөлөхгүй. Жишээ нь: нягтлангуудын хувьд баримт архивлах байж болно. Учир нь тэдгээр ажил нь онцгой ур чадвар шаардахгүйгээр гүйцэтгэдэг тиймээс багийн бусад гишүүдэд шилжүүлэх боломжтой. Жишээ нь:
- Блогийн постыг интернэтэд оруулах
- Өдөр тутмын ажил гүйлгээг бүртгэх
- Шинэ харилцагчийн мэдээллийг бүртгэх
УСТГАХ:
Энэ хэсэгт эхний 3 жагсаалтад ороогүй ажлуудаа оруулна яагаад гэвэл чи аль хэдийн маш их ажилтай болсон байна. Энд яаралтай эсвэл чухал аль ч хэсэгт хамаарахгүй ажлууд учир хийхгүй өнгөрүүлнэ. Эдгээр чухал бас яаралтай биш ажлууд нь таныг зорилгодоо хүрэхээс холдуулж байдаг. Жишээ нь:
- Олон нийтийн уулзалтад очих
- Няравын ажлыг шалгах
Та өөрийн ажлыг хэр сайн ангилан ялгаж ажиллаж чадна тэр хэмжээгээр сртесс, ажлын ачаалал буурах болно.
