Танд зарцуулах боломжтой 24 цаг 1440 минут 86400 секунд байна. Та үүнийг мөнгөтэй зүйрлэж болно. Танд өдөр бүр 86400 доллар өгнө хэрхэн зарцуулах, яаж ашиглах нь таны эрх байх болно. Та өөрийн мөнгөө хэрхэн үр ашигтай ашиглах талаар өөрийн толгойг ажиллуулах хэрэгтэй болно. Та мөнгөө хэрэггүй үнэ цэнгүй зүйлд үрэхийг хүсэх бол уу?
Цагийн менежментийг хэрхэн үр ашигтай хөтлөх талаар хэдэн арван мянган арга техник байдаг гэхдээ яг таны өвөрмөц онцлогт шууд таарна гэж байдаггүй байна. Түлхүүр нь тасралтгүй туршиж үзэх шаардлагатай байдаг. Тэгвэл ямар ч арга техник байсан үр ашигтай болгох магадлал өндөр дараах алхмуудыг танилцуулж байна.
- Ажлаа дутуу хийхээ зогсоох
Та өөрийн төлөвлөгөөт ажлыг хийж гүйцэтгэж байгаад өөр зүйлд анхаарлаа сарниулдаг. Жишээ нь: Шалтгаангүйгээр утсаа шалгах, хөндлөнгийн ярианд оролцох гэх мэт. Энэ нь ажлаа хийж дуусгахгүй үлдээх үндэслэл болдог. Эсвэл тухайн ажлыг хийж дуусгах хугацаа асар ихээр сунадаг. Ажлаа байнга дуусгахгүй үлдээх зуршилтай бол үр ашигтайгаар цагаа зарцуулах тал дээр төлөвлөгөө гаргаснаас илүү тухай хийж буй ажилдаа анхаарал хандуулж бүрэн дуусгах тал дээр ажиллах хэрэгтэй. ХИЙЖ ДУУСГААГҮЙ АЖЛУУД БҮХ БИЗНЕСИЙГ НУРААДАГ.
- Өөрийн ухаалаг утсаа нуух
Хүн өдөрт 165 удаа утсаа их бага хугацаагаар шалгаж үздэг гэдгийг мэдэх үү ? Энэ нь таны ажил гүйцэтгэх хугацаанаас их хэмжээгээр хороож байгааг та харж болно. Тиймээс утсаа өөрөөсөө нуучих, нүдэндээ ил битгий байлга, өндөр шкаф дээр тавих, шүүгээндээ хийх, дэрэн доор хийх гэх мэт. Хүн нэг үйлдлийг 30-45 хоног давтан хийвэл тэр нь рефлекс болдог. Утас шалгах нь орчин цагийн хүмүүсийн хувьд зүгээр л РЕФЛЕКС болсон байдаг. Тиймээ утсаа өөрөөсөө нуух нь үр ашигтай цагийн менежмент бүтээхэд маш тустай юм. Төлөвлөсөн хугацаандаа төлөвлөсөн ажлаа хийхэд туслах юм.
- Facebook болон мэйлдээ боломж битгий олго
Facebook болон мэйлээ өдөрт хэдэн арван удаа мөн урт богино хугацаанд шалгадаг. Энэ нь Facebook болон мэйл таныг удирдаад байгааг илэрхийлж байгаа хэрэг юм. Харин та мэйл шалгахад хугацаа маш бага ордог гэж бодож байж болох ч таны ажилдаа төвлөрсөн байгаа анхаарлыг сарниулж жижиг хэсэг болгон хуваадаг. Энэ нь 100% тухайн ажил дээр анхаарлаа хандуулж чадахгүй гэсэн үг
Тиймээс зайлшгүй шалгах шаардлагатай бол мэйл болон facebook –ийг өдөрт 3 удаа шалгаж байх хэрэгтэй нэг удаа шалгахдаа 5-30 минут хүртэлх хугацааг зарцуулж байвал зохимжтой.
- Помодоро техникийг ашигла
Хэрвээ таны ажил урт хугацаанд хийж гүйцэтгэх ажил бол “ПОМОДОРО” техникийг ашиглах хэрэгтэй.
Та 25 минут тасралтгүй ажиллаад 5 минут амрах хэрэгтэй. Үүнийг 4 удаа давтсаны дараа 15-30 минутын урт хугацааны амралт авах хэрэгтэй.
Яг дээрх зарчмаар тухайн хийж буй ажлыг дуустал дахин дахин давтаад байх үйл явц юм.
Ажиллах хугацааг хэмждэг энгийн хэмжигч АПП-ууд байдаг. Жишээ нь: Google timer, Pomofocus гэх мэт.
- Ажил бүрд зарцуулах хугацааг өдрийн ажлын цагт суулгаж өгөх
Хамгийн сайн цагийн менежмент бол чиний цаг юунд зарцуулагдаж байгааг мэдэж байх явдал юм. Ажил бүрд зохих цагийг тодорхойлон тухайн өдрийн ажлын цагт суулгаж өгөх шаардлагатай. Мөн ажил бүрийн хийж гүйцэтгэх цагийг тодорхойлох нь тухайн ажлыг хийж гүйцэтгэх явцад “ПОМОДОРО” ашиглах эсэхийг шийдэхэд тусалдаг. Өдрийн ажлын цагт суулгаж өгсөн ажлаа хийхгүй бол дараагийн ажил амралтын цагаас хулгайлж байдаг. Тухайн өдрийн ажлын цагт тухайн ажлыг хийж гүйцэтгэх цагийг суулгаж өгснөөрөө өөрийнхөө цагийг юунд зарцуулж байгааг хянах боломжтой, мөн тухайн ажил хийгдээгүй тохиолдолд оронд нь өөр төлөвлөөгүй ажил хийсэн эсвэл үр ашиггүй зүйлд цагаа зарцуулсан байна.
Өөрийн ажлын цагаа оруулан хянах боломжтой үнэгүй АПП байдаг ба түүнийг ашиглан өөрийн ажлын цагийг хуваарилна.
- Өдөр бүрийн ажлын төлөвлөгөөг урьдчилан гаргах
Өглөө бүр компьютероо асаагаад тухайн өдрийн хийгдэх ажлын жагсаалтыг харах хэрэгтэй. Мөн боломжтой бол ажлаа 7 хоног, сараар нь гаргах хэрэгтэй ингэж төлөвлөхөд их хугацаа шаардагдах учраас бага багаар нь төлөвлөгөө гарга. Дараа өдрийн ажлыг өмнөх өдрийн ажил дуусах үед төлөвлөх хэрэгтэй. Харин төлөвлөсөн ажлыг нураах төлөвлөөгүй ажил гарч ирээд байдаг бол түүнд зориулан цагийг бас төлөвлөх нь үр дүнтэй. Өдөр бүрийн ажлыг төлөвлөхгүй бол олон ажил руу зэрэг орох бүгдийг нь дуусгаж чадаагүй тохиолдолд дутуу ажлууд болон орхигддог. Хэзээ ч төлөвлөж байгаагүй зүйлүүдээс болон бүхэл өдөр нурах нь бий.
- Уялдаа холбоотой ажлаа нэг групт оруул
Ажлаас ажил руу шилжин ажиллах нь таны оюун ухааны эрч хүчийг сорж, биеийг хурдан ядраадаг. Адил төрлийн ажлуудыг нэг дор хийх нь цаг хугацааг хэмнэх боломж олгодог.
Та өөрийн ажлуудын жагсаалтаа хараад ойролцоо агуулгатай нэгтгэж болохоор ажлуудыг нэг дор цуглуулах хэрэгтэй. Энэ нь өөрийн ажлуудаа ангилан ялгаж байгаа хэрэг юм. Жишээ нь: Маркетингийн менежер сар бүр бүх харилцагч нартаа үр дүнгийн тайлан бэлтгэж өгдөг бол бүгдийг сарын сүүлийн 2-3 өдөрт хийхээр төлөвлөх хэрэгтэй. Учир нь тэр бүгд адил програм ашиглан адил төрлийн мэдээллүүдийг боловсруулдаг.
- Цагийн менежмент хөтлөх боломжтой АПП ашиглах
Төрөл бүрийн үнэгүй ашиглах боломжтой цаг төлөвлөлтийн АПП – ууд байдаг болсон. Мөн төлбөртэй илүү нарийн төлөвлөх боломжтой цаг төлөвлөлтийн АПП ч байгаа. Өөрт тохирохоо сонгон хэрэглэ. Жишээ нь:
- RescueTime: Fully Automated Time Tracking Software (iOS, Anriod, Desktop)
- Time Management App - Clockify™ (iOS, Anriod, Desktop)
- https://www.mylifeorganized.net/ (iOS, Anriod, Desktop)
- Focus – Productivity Timer on the Mac App Store (apple.com) (All Apple devices)
- Mind Map & Brainstorm Ideas - MindNode (iOS, Desktop)
- Хэрэгтэй үедээ “ҮГҮЙ” гэж хэлж сурах
Хэн нэгэн хүн чамаас ямар нэг ажилд туслуулахаар эсвэл ямар нэг зүйл гуйх үед ихэвчлэн “ТИЙМ” гэж хариулдаг. Харин энэ нь таны төлөвлөсөн ажлыг ямар их саатуулж удаашруулдаг гээч тиймээс “ҮГҮЙ” гэж хэлж сурах хэрэгтэй. Эхлээд хүмүүст “ҮГҮЙ” гэж хэлэх нь их хэцүү байх болно. Тухайн хүнд нэр хүндээ алдах, муу хүн болох гэж байгаа юм шиг мэдрэмж төрнө. Жишээ нь ажлын бус цагаар ажиллах эсвэл туслахыг хүсвэл “ҮГҮЙ” гэж хэл. Бага багаар дадлага хийх хэрэгтэй. Чамд ердөө 24 цаг 1440 минут 86400 секунд л байгаа энэ хязгаартай хугацааг ажиллах, амрах, хооллох, унтах, хүүхдүүд гэр бүлтэйгээ өнгөрөөх, өөртөө цаг гаргаж хоббигоо хөгжүүлэх гэх мэт хуваарилчихсан байгаа. “ТИЙМ” гэж хэлснээр эдгээр цагийн аль нэгээс хулгайлна гэсэн үг. Тийм учраас “ҮГҮЙ” гэж хэлж сурах нь таны цагийн менежмент үр ашигтай болоход туслах юм.
- Хэзээ ч ус уух болон хоол идэхээ мартаж болохгүй
Ажил ихтэй үедээ аягандаа ус хийж уух, өдрийн хоолоо идэх зэрэг үйлдлүүдээ мартсан эсвэл амжихгүй байна гэсэн шалтгаанаар алгасах нь байдаг. Хүний бие организм өөрийн энерги, хүчээ нөхөхгүйгээр сайн бүтээл үйлдвэрлэж чадахгүй. Хэрвээ та цагийн менежментийн мастер байя гэж бодож байгаа бол таны тархи болон бие тань төгс галбиртай байх хэрэгтэй. Хэрвээ өөрийн бие организм, эрүүл мэндээ үл ойшоовол та үр дүнтэй цагийн менежмент хэрэгжүүлэх боломжгүй болно.
Эцэст нь таны цагийн менежмент зөв ажиллавал стресс буурна, эрч хүч урам зориг нэмэгдэх, карьер өсөх зэрэг эерэг үр дүнгүүд бий болно. Мөн өөрийн үнэтэй цаг хугацаа юунд зарцуулагдаад байгааг хянах, удирдах, яаж үр өгөөжтэй болох талаар шийдвэр гаргах боломжтой болно.
